Gabinete de crisis para comunicar la situación a tus compañeros, clientes y proveedores

Tenlo en cuenta: contar con un gabinete de crisis te ayudará a comunicar la situación a tus compañeros, clientes y proveedores. El Coronavirus o Covid19 está marcando una crisis sin precedentes y la información sobre la misma nos llega a borbotones. Pero, ¿qué tipo de información estamos recibiendo? ¿Hasta qué punto es importante la comunicación en una situación de crisis?

En los últimos días hemos recibido miles de datos e informaciones mediante los medios de comunicación, las redes sociales, mails, en las colas de los supermercados, de boca de los vecinos mientras hablamos de balcón a balcón… Pero no todo es información veraz y contrastada. Muchos de los datos que recibimos son erróneos, inventados o creados en situaciones de alarma. Muchos de ellos son los denominados fake news. 

Planes de comunicación

En situaciones como las que estamos viviendo actualmente, la comunicación es una de las herramientas que más debemos cuidar. Pero, ¿sabemos cómo comunicar de modo eficaz y adecuadamente? En situaciones de crisis, es imprescindible definir con un plan de actuación. En una situación de crisis comunicar rápido, bien y mediante los medios adecuados es fundamental, y es en eso en lo que nos ayudará el plan de actuación o el plan de comunicación.

Ese plan de comunicación deberá diseñarse en base a las necesidades de cada uno y según los objetivos que queramos lograr. El plan de comunicación no será igual para una empresa internacional o una empresa local, ya que ambos no coincidirán en los objetivos ni en el público objetivo al que se dirigen.

Hoy en día contamos con diferentes medios para hacer llegar nuestras comunicaciones a nuestro público objetivo. En base a ello, y en la situación actual de crisis, tendremos en cuenta las siguientes herramientas:

• Una de las principales vías de comunicación será la página web. Toda la información relacionada con nosotros debe estar en ella, seamos una empresa, una organización, una institución…  Muchos de los clientes se dirigirán a nuestra página web en busca de información (si la empresa o la tienda ha cerrado, si ofrece o no servicios online, números de contacto o emails…). Con motivo del Covid19, Fagor Automation, por ejemplo, a publicado una noticia en el blog o apartado de noticias de su página web para informar sobre la situación en la que se encuentran. Como en su caso su público objetivo (clientes) es de carácter internacional, ha publicado la noticia en tres idiomas: euskera, castellano e inglés.

• Otra de las vías por la que se puede optar (y que no está reñida con la anterior) es realizar envíos de newsletters o mailing. Es un medio muy directo, más aún en estos días en los que muchos trabajamos desde casa con emails y teléfono como principales o únicas vías de comunicación con nuestros clientes. Aprovechemos estos medios ahora que el teletrabajo es la única forma de seguir en contacto con clientes y proveedores.

• Los datos que nos llegan desde las redes sociales son infinitos, ya que, para muchos, y sobre todo estos días, es la principal vía de información. Según el ámbito en el que trabaja nuestra empresa, también serán fundamentales para llegar a nuestros clientes, socios o el resto del público objetivo. Es muy recomendable utilizar hastag-s para clasificar la información y así llegar a de manera más efectiva a ellos. E aquí un ejemplo del buen uso de las redes: La asociación de comerciantes Errenkoalde de Errenteria está difundiendo mediante Facebook información relevante tanto para los socios que tienen sus tiendas abiertas, así como para los compradores.

 

Comunicación Interna

¿Y cuando los receptores de nuestra información son nuestros propios empleados? Debemos darle la máxima prioridad, ya que son ellos y ellas nuestro motor. Por eso, y, antes que nada, es muy importante trabajar en la comunicación interna. El plan de comunicación que diseñemos para hacer frente a esta crisis debe englobar tanto la comunicación externa como la comunicación interna.

Una herramienta interesante para llegar a nuestros empleados y empleadas son las newsletters. Tanto si se encuentran en la empresa o fuera de ella, podrán recibir las notificaciones mediante el email. En estas ocasiones, es imprescindible definir bien el mensaje de la newsletter, ya que no tiene que ser el mismo para los empleados que para los clientes.

Los paneles de información colocados en diferentes zonas de las empresas también pueden ser buenos medios para comunicar las informaciones de última hora; pero lo que si debemos de trabajar es la Intranet. La Intranet de nuestra página web debe ser una de las principales herramientas internas de comunicación de nuestra empresa, asociación, organización, institución… ya que en la mayoría de los casos se convertirá en principal vía de comunicación con nuestros empleados.

La comunicación: elemento de primera necesidad

En cualquier caso, en todas las situaciones de crisis (y cuanto no hay crisis también), la comunicación y la información veraz, directa y fiable toma un cáliz muy importante. Para que no nos domine el caos y no nos engulla la situación de alarma, debemos saber en todo momento cual es la situación. Recibir y contar con datos en tiempo real, tener y seguir medios de información efectivos y fiables es imprescindible.

En situaciones de crisis debemos llevar la eficiencia al extremo. La comunicación tiene suma importancia y la deben gestionar expertos preparados y cualificados para ello, tomando el control y la gestión de los medios de información.